Cara Mengurangi dan Menangani Komplain Dalam Bisnis

Komplain adalah keluhan yang datang dari konsumen atau pelanggan setelah mendapatkan pelayanan yang telah anda berikan dalam bisnis yang anda jalankan. Mengapa komplaint bisa terjadi ? banyak penyebab yang dapat memicu terjadinya komplain oleh konsumen atau pelanggan diantaranya adalah:

1. Pelayanan atau service yang tidak memuaskan.
2. Overclaim terhadap produk atau jasa yang anda berikan.
3. Atau kendala lain yang berhubungan dengan pelayanan anda kepada konsumen atau pelanggan bisnis milik anda tersebut.

Komplain dalam bisnis adalah sebuah resiko yang tidak dapat dihilangkan 100 %, tetapi komplain dapat diminimalisir agar tingkatannya lebih rendah, meminiimalisir komplain harus di lakukan dengan lebih serius sebab, jika bisnis yang anda kelola sering mendapatkan komplain dari konsumen atau pelanggan maka, nama baik atau kepercayaan konsumen dan pelanggan akan hilang secara perlahan dan ini sangat merugikan sekali dalam menjalankan bisnis untuk jangka panjang.

Komplain dapat di minimalisir dengan cara sederhana yaitu :

1. Berikan pelayanan terbaik dan memuaskan kepada setiap pelanggan dan konsumen tanpa kecuali.
2. Jadilah pebisnis yang jujur dan profesional, apa yang anda jual maka itulah yang akan anda berikan kepada para pelanggan dan konsumen, semuanya harus sesuai dengan apa yang telah anda promosikan.
3. Latihlah dan duplikasikan terutama tentang Good servicing kepada semua karyawan yang ada dalam bisnis milik anda, sebab kadang komplain banyak terjadi bukan dari anda sebagai owner yang menjadi pemicunya, tetapi komplain lebih banyak terjadi karena ulah para karyawan yang kurang memperhatikan kesabaran dan tanggung jawab dalam bekerja saat mereka berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen.

Komplain tidak dapat dihindari maka dari itu penting untuk  anda sebagai pebisnis untuk tidak mengabaikan komplain atau keluhan dari konsumen, sebab bentuk sebuah profesional dan rasa tanggung jawab anda sebagai pemberi jasa dan pelayanan kepada konsumen atau pelanggan sangat ditentukan dari cara anda mensikapi dan menanggulangi komplain dari konsumen atau pelanggan dalam bisnis anda tersebut.

Dalam menangani komplain dari konsumen dan pelanggan hal pertama yang harus di kedepankan adalah mental anda sebagai pebisnis yang harus kuat dan siap untuk menghadapi komplain, ini sangat penting, sebab kadang sebuah komplain belum tentu 100% karena kesalahan anda dan karyawan anda dalam bisnis milik anda, kadang ada beberapa konsumen juga yang suka memanfaatkan hak komplain untuk mendapatkan penggantian kerugian atas jasa dan layanan yang anda berikan padahal penyebabnya adalah karena kesalahan konsumen atau pelanggan itu sendiri, karena itu berhati-hatilah dalam melakukan transaksi dengan pelanggan atau konsumen. Berikut adalah langkah antisipasi keadaan komplain yang direkayasa oleh konsumen atau pelanggan itu sendiri.

1. Setiap transaksi harus memiliki dokumentasi yang lengkap, baik dalam bentuk foto, video, surat dan tanda terima yang jelas, surat tanda terima barang dalam keadaan baik dan dokumen atau dokumentasi lainnya yang penting saat proses serah terima barang atau produk kepada konsumen dan pelanggan.
2. Tunjukan dan pastikan kepada konsumen bahwa barang atau produk yang anda berikan sesuai dengan keinginan mereka (konsumen) dan saat serah terima lakukanlah pengecekan bersama, lakukan pengetesan dan uji coba dari produk yang memang harus di test dan di coba agar terlihat dan disaksikan produk atau barang berfungsi dengan baik.
3. Lakukanlah perlindungan segel pada bagian penting dan pastikan semua dalam keadaan baik, langkah ini juga harus di tunjukan kepada konsumen atau pelanggan saat serah terima barang atau produk berlangsung.
4. Jelaskan secara lengkap tentang garansi dan apa yang menjadi hak konsumen atau pelanggan ketika barang atau produk mengalami kerusakan, jelaskan aturan mainnya dengan jelas dan teliti.
5. Setelah semua selesai, maka lakukanlah dokumentasi dengan cara membuat foto atau video saat serah terima di lakukan dan sempurnakan dengan tanda terima barang dan produk dalam keadaan baik dan berfungsi normal yang ditandatangani oleh konsumen dan pelanggan.

Ketelitian seperti ini jangan dianggap remeh atau bahkan di abaikan, sebab kadang konsumen dan pelanggan yang nakal sering memanfaatkan celah pada bagian ini, karena itu lebih berhati-hati ketika serah terima barang atau produk di lakukan kepada konsumen.

Jadi sebagai pebisnis, anda harus berani menerima komplain dan jangan takut untuk di komplain, yang penting apa yang dikeluhkan oleh konsumen memiliki kekuatan hukum yang lengkap dan anda harus berani bertanggung jawab jika ini terjadi. Menangani kompalin dengan cara yang baik dan tepat adalah bagian dari Good Servicing dalam bisnis yang dapat membuat bisnis anda menjadi bisnis yang besar akan datang.

Terima Kasih dan Salam sukses selalu.

Depok Bisnis Info.