Surat Penawaran, SPK Dan Invoice Dalam Menunjang Sukses Transaksi Bisnis

Setelah melakukan upaya marketing dengan maksimal baik melalui Internet ataupun melalui berbagai upaya pemasaran secara Offline, maka langkah selanjutnya adalah menunggu datangnya klien dari berbagai sebab yang telah dibuat tersebut. Apabila Klien dan Konsumen telah menghubungi, segeralah lakukan pelayanan dan service dengan baik sesuai permintaan dan kebutuhan mereka. 

Semua kebutuhan baik berupa produk maupun jasa dari konsumen atau klien yang telah berdatangan pada bisnis kita untuk meminta pelayanan atau sekedar bertanya tentang semua informasi dari semua kebutuhan mereka tersebut harus segera di berikan dengan cepat dan sempurna, karena jika tidak, kita akan kehilangan momen dan kesempatan yang sangat berharga untuk terjadinya kesepakatan dan transaksi.

Saya pernah membahas di beberapa artikel sebelumnya, konsumen dan klien memiliki Hak untuk memilih, sangat banyak materi yang menjadi pertimbangan bagi konsumen dan klien ketika memilih sebuah bisnis sebagai partner untuk memenuhi segala kebutuhan mereka.

Agar kehilangan momen tidak terjadi, sebagai pebisnis harus dapat memaksimalkan upaya berikutnya dengan menggunakan 3 kekuatan penting dalam bisnis, yaitu : 

1. Surat Penawaran Harga.

2. Surat Perintah Kerja.

3. Surat Invoice.

Berikut adalah penjelasan penting tentang ke-3 surat pendukung kelancaran terjadinya transaksi dan kesepakatan dalam bisnis sehingga Konsumen dan Klien terkunci dan tidak akan pergi mencari informasi dan pelayanan dari perusahaan atau bisnis lain yang serupa dengan kita (Kompetitor) . Teknik penguncian Target konsumen semacam ini saya namakan "Lock On Target".

1. Surat Penawaran.

Surat Penawaran adalah sebuah informasi melalui surat atas nama perusahaan atau bisnis milik kita tentang semua harga dari barang dan pelayanan berdasarkan permintaan dan spesifikasi yang di butuhkan oleh Konsumen dan Klien.

Surat penawaran sebenarnya adalah bentuk presesntasi sederhana tentang semua informasi dari kebutuhan konsumen atau klien terhadap pelayanan dan produk milik kita, maka isi dari surat penawaran yang akan dibuat untuk Konsumen dan Klien harus sangat lengkap menyangkut : 

• Spesifikasi Hardware dan Software, Produk dan barang atau Spesifikasi lengkap dari Jasa yang di butuhkan oleh Konsumen dan Klien.
• Surat Penawaran juga harus berisi penjelasan semua keunggulan dari semua spesifikasi yang diminta konsumen atau klien lengkap dengan lampiran  harga yang kompetitif.
• Surat Penawaran juga harus menjelaskan dengan lengkap semua prosedur dan langkah kerja yang akan dilakukan.
• Surat Penawaran juga harus berisi target waktu penyelesaian pekerjaan yang di pesan dan Garansi dari pelayanan yang akan di berikan atau garansi dari produk dan barang yang akan di tawarkan.
• Surat Penawaran Juga harus berisikan cara pembayaran dari harga jasa atau produk yang telah diterangkn secara lengkap.

Berikut ini adalah cara dan contoh membuat surat Penawaran sederhana dari sebuah bisnis yang saya kelola sendiri.

<!--Contoh Surat Penawaran-->

SURAT PENAWARAN

Quo/2017/IV/LM/026                                                                           Depok , 3 Febuari 2017

Kepada Yth,

Bapak Sutiawan

Di Tempat

Perihal :

Penawaran Harga Pemasangan CCTV 2 Ccamera

Pada DVR AHD Camera.

Dengan hormat,

Memenuhi Permintaan Bapak perihal rencana pekerjaan pemasangan tersebut diatas, sesuai informasi data awal yang kami terima. Dengan ini kami sampaikan harga untuk pekerjaan pemasangan CCTV sebagai berikut:

Harga Pemasangan CCTV menggunakan 1 Camera Outdoor, pemasangan pada Tiang Listrik berjarak 300 meter dari kontrol room DVR / NVR.

1 Camera Outdoor AHD + DVR HD

Pada Lokasi Tersebut adalah

Harga Camera AHD Outdoor 1.3 MP ……………………………… Rp.   750.000,-

Harga DVR AHD 4 Channel Fortune ..........................Rp.   850.000,-

Power Suplay Box 30 Ampere .................................Rp.   650.000,-

Kabel Coaxial 300 m VVIP .....................................Rp. 1.850.000,-

BNC Conector 2 Pcs.............................................Rp.   20.000,-

Power Suplay Conector ........................................Rp.   10.000,-

HDD Seagate sata CCTV 1 TB .................................Rp.  700.000,-

Jasa Pasang Camera + Instalasi Cabel Coaxial Outdoor .. Rp.  250.000,-

TOTAL ........................................................... Rp. 4.430.000,-

Harga termasuk Garansi DVR dan Camera selama 1 Th.

Note : Harga bisa tetap atau berubah setelah survei di lakukan pada lokasi. 

Pekerjaan Meliputi :

- Survei Lokasi dan penentuan titik Camera.

- Pemasangan Jalur Kabel Coaxial.

- Pemasangan Jalur Kabel Audio.

- Pemasangan Camera.

- Setting DVR

- Setting Online.

Spesifikasi Lengkap dari Hardware:

Tipe VIP DVR AHD Fortune 4 Channel

- 4 channel AHD DVR.

- H264 Compression.

- Remote.

- Mouse.

- 4 Channel Input.

- RS485 Control.

- HDMI.

- 2 Channel Realtime Cloud 720p

Camera 1.3 AHD Out door Fortune.

      - 1.3 MP AHD Camera Fortune.

      - 23 pcs IR Led.

      - 3.6 mm lens.

      - 20 m IR Range.

      - Metal casing white.

Coaxial Cable

- 300 m coaxial cable VVIP Kyomitsu.

- Hight Voltage problem.

- Water Resistant.

Power Suplay.

     - 30 Ampere Merk Bebas.

     - 12 Volt DC Output.

      - Fuse Protected.

      - Up input 16 Channel Available.

HDD Internal CCTV.

     - Seagate HDD 1 TB VVIP CCTV.

 

Cara pembayaran

- Tahap I (Uang muka) sebesar 50% pada saat SPK ditandatangani

- Tahap II Pelunasan sebesar 50%, saat CCTV 100 % selesai dikerjakan

Demikian yang dapat kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

CCTV DEPOK.

<!--Batas Akhir Surat Penawaran-->

2. Surat Perintah Kerja.

Pada Artikel lalu saya juga pernah membahas melalui artikel "Keterangan Dan Manfaat Penting Dari SPK (Surat Perintah Kerja) Dalam Bisnis" Silahkan Baca Disini.

Intinya adalah Setelah mengirimkan surat penawaran kepada klien atau Konsumen lalu segera lakukan langkah Folow Up . Tujuannya adalah agar konsumen cepat memberikan jawaban.

Hal yang harus di ingat "Kadang konsumen akan menggunakan Surat Penawaran yang telah kita berikan itu sebagai bahan perbandingan dengan kompetitor kita dalam bisnis yang sama sebagai pertimbangan untuk mereka dalam mencari jasa termurah". Maka itulah sebabnya mengapa langkah berikutnya setelah mengirimkan Surat Penawaran harus dilanjutkan dengan langkah Follow Up bertajuk Survey atau kunjungan langsung ke lokasi Konsumen atau Klien dengan membawa perlengkapan alat demo dan surat perintah kerja (SPK).

Langkah ini bertujuan agar konsumen sekali lagi terkunci dengan semua informasi yang kita berikan sehingga mereka tidak akan menggali informasi dari sumber lain atau dari perusahaan dan bisnis lain yang merupakan kompetitor kita.

Kesuksesan dari kesepakan transaksi dalam langkah Follow Up dengan menerapkan teknik ini adalah ditanda tanganinya SPK atau Surat Perintah Kerja oleh Konsumen dan Klien disertai dengan pembayaran sebesar 50% dari harga transaksi yang telah di sepakati.

3. Invoice.

Setelah mendapatkan SPK maka lalukanlah pelayanan dengan cepat dan sempurna, karena setelah setelah semua pekerjaan hampir selesai maka surat penting berikutnya yang harus segera dikirimkan kepada Konsumen atau Klien adalah Invoice.

Invoice berisi penagihan sisa uang pembayaran yang masih belum di bayarkan oleh Konsumen atau Klien, walaupun hanya tinggal sebagian atau 50% dari 100% Total uang penagihan, tetap uang sisa pembayaran ini penting untuk di gunakan sebagai tambahan operasional Finishing pekerjaan yang sedang di lakukan atau sebagai penyemangat agar pekerjaan cepat selesai.

Berikut adalah contoh cara pembuatan Invoice sederhana dan silahkan sesuaikan dengan bisnis masing-masing.

<!--contoh INVOICE-->

INVOICE

Kepada Yth

Bp ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

PT. ...................................

Di Tempat.

Jenis Kerusakan Hasil Analisa.

1. Instalasi Kabel CCTV Terputus Atau tidak terkoneksi.

2. Kamera dan Kabel Kamera Terkena Air hujan yang berakibat kerusakan. 

3. Kamera dan Kabel CCTV Tersambar Petir (Mati Total).

Pekerjaan / Service.

1. Instalasi Kabel CCTV 6 Kamera.

2. Instalasi Kamera CCTV 6 Kamera.

3. Setting Power Suplay Hight Voltage Industri 6 Kamera + Setting DVR 6 Kamera.

Pekerjaan yang Telah di Lakukan.

1. Hari Ke-1 Tanggal 29/06/2016 Pengecekan Kerusakan Dan Analisa Kerusakan.

2. Hari Ke-2 Tanggal 30/06/2016 Pengecekan Ulang Kerusakan Ke-2 Dan Instalasi Kabel Jalur Baru. 

3. Hari Ke-3 Tanggal 01/07/2016 Lanjutan Pembuatan Jalur Kamera CCTV 6 titik dan Instalasi. 

4. Hari Ke-3 Tanggal 01/07/2016 Setting Power Suplay Hight Voltage Industri CCTV Dan Setting.

Biaya Atas Pekerjaan.

1. Kabel CCTV 2                                               Rp.3.600.000,-

2. Konektor CCTV 12 Pcs                                  Rp.   120.000,-

3. Konektor Power CCTV 6 Pcs                          Rp.     60.000,-

4. Instalasi 6 Jalur kabel CCTV                          Rp.   900.000,-

5. Pasang Dan Setting 6 Titik Kamera                Rp.   900.000,-

6. Setting Power Suplay                                    Rp.   150.000,-

7. Power Suplay CCTV High Voltage Industri      Rp. 1.500.000,-

                                                                                                                                 

                                                             Total..Rp.7. 230.000,-

Pembayaran Transver

Nama Bank : Mandiri.

Nama Rekening : XXX-XXX-XXX

No Rekening : XX-XX-XXX

Pekerjaan Yang belum selesai atau masih terhutang yang akan dilanjutkan adalah:

1. Instalasi dan setting 5 titik kamera. (kamera terpasang baru 1 kamera).

2. Koneksi 5 Jalur CCTV dengan 5 kamera CCTV dengan Power Suplat + DVR.

3. Finishing.

4. Garansi Jasa Dan Pekerjaan 3 Bulan.

Hormat Kami,

Pelaksana Pekerjaan.

CCTV DEPOK.

<!---Akhir Contoh Invoice-->                                                                                                                       

Demikianlah Artikel singkat tentang Kekuatan Surat Penawaran, SPK Dan Invoice Dalam Menunjang Sukses Transaksi Bisnis, semoga bermanfaat dan dapat menjadi inspirasi untuk kita semua. Terima Kasih Dan Salam Sukses Selalu.

Depok Bisnis Info.